Jaka jest rola przedstawiciela podatkowego?

Rola przedstawiciela podatkowego

Przepisy fiskalne w niektórych sytuacjach nakładają na przedsiębiorców obowiązek ustanowienia przedstawiciela podatkowego. Jest to osoba lub instytucja wspierająca podmioty, które nie mają na terytorium danego kraju siedziby działalności gospodarczej. Kiedy należy z tego skorzystać i kto może pełnić funkcję przedstawiciela? Sprawdź najważniejsze informacje.

Przedstawiciel podatkowy VAT – kiedy należy go ustanowić?

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług (VAT) obowiązek ustanowienia przedstawiciela podatkowego spoczywa na określonych podmiotach. Mowa o firmach, które nie mają siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia tej działalności na terytorium państwa członkowskiego UE. Nie podlegają również obowiązkowi zarejestrowania się jako czynny podatnik VAT.

Przedstawiciela podatkowego mogą też ustanowić podatnicy mający siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, w którym ją prowadzą. W ich przypadku nie jest to jednak obowiązkowe, a dobrowolne. Przykładowo – przedstawiciel podatkowy w Szwecji nie jest wymagany w przypadku firm z siedzibami w UE, jednak w wielu sytuacjach jego zaangażowanie przynosi wiele korzyści. Dlaczego warto to zrobić i kiedy jest to wskazane, dowiesz się już za chwilę.

Kiedy przedstawiciel podatkowy VAT nie jest potrzebny?

Obowiązek ustanowienia przedstawiciela podatkowego w krajach UE nie dotyczy podatników, którzy prowadzą działalność gospodarczą na stałe na terytorium:

• Królestwa Norwegii,
• Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej,
• państw, z którymi zostały zawarte umowy w zakresie współpracy administracyjnej, zwalczania oszustw i dochodzenia należności w obszarze podatku od towarów i usług lub umowy o podobnym charakterze.

W wielu przypadkach ustanowienie przedstawiciela jest jednak korzystne pomimo tego, że przepisy tego nie wymagają. Sprawdź, jakich sytuacji to dotyczy.

Dlaczego warto ustanowić przedstawiciela podatkowego?

Ustanowienie przedstawiciela podatkowego to w niektórych przypadkach obowiązek prawny, jednak nie zawsze. Czy takie działanie może przynieść Twojej firmie korzyści? Okazuje się, że tak. Poza spełnieniem obowiązku prawnego umożliwia to również przedsiębiorstwom skorzystanie z prostej i ekonomicznej alternatywy dla konieczności założenia spółki zależnej w danym kraju. Dla firm niemających siedziby w państwie wspólnotowym jest to zatem bardzo wygodna opcja.

Wyznaczenie przedstawiciela podatkowego daje takim przedsiębiorstwom możliwość wejścia na rynek europejski bez konieczności przechodzenia skomplikowanych procedur formalnych.  Pozwala również uniknąć wielu kosztów, oszczędza czas i wysiłek, a także ogranicza konieczność udawania się w podróże zagraniczne w celu dopełnienia licznych formalności.

Przedstawiciel podatkowy — jak działa?

Przedstawiciel podatkowy pełni funkcję pośrednika działającego w sposób przejrzysty i zgodnie z prawem. Jest odpowiedzialny za dopełnianie wszystkich obowiązków w zakresie opodatkowania VAT w odniesieniu do miejscowej administracji skarbowej. W taki sposób cała działalność firmy może być zarządzana z zagranicy legalnie i zgodnie z przepisami.

Dodatkową korzyścią jest to, że firma zagraniczna, która wyznaczyła przedstawiciela podatkowego w państwie członkowskim Unii Europejskiej, nie będzie podlegać obowiązkowi zapłaty podatku dochodowego w tym państwie.

Kto może zostać przedstawicielem podatkowym?

Ustawa VAT przewiduje konkretne warunki, które musi spełnić dana osoba, aby mogła pełnić funkcję przedstawiciela podatkowego. Zgodnie z przepisami wymagane jest:

• prowadzenie siedziby działalności gospodarczej na terytorium danego kraju,
• zarejestrowanie się jako czynny podatnik VAT,
• brak zaległości z wpłatami poszczególnych podatków stanowiących dochód budżetu państwa przez ostatnie 24 miesiące,
• brak prawomocnego wyroku za popełnienie przestępstwa skarbowego zasądzonego w ostatnich 24 miesiącach,
• bycie uprawnionym do zawodowego wykonywania doradztwa podatkowego zgodnie z przepisami o doradztwie podatkowym lub do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami o rachunkowości.

Kandydat na przedstawiciela podatkowego VAT musi spełnić wszystkie z powyższych warunków, aby ubiegać się o to stanowisko.

Czym zajmuje się przedstawiciel podatkowy VAT?

Przedstawiciel podatkowy działa w imieniu firmy, która ma siedzibę poza wspólnotą i dokonuje transakcji podlegających opodatkowaniu. Odpowiada za to, by jej działania były zgodnie z obowiązującymi przepisami i potwierdza prawidłowość operacji podatkowych oraz księgowych tej firmy.

Przedstawiciel podatkowy VAT w szczególności wykonuje w imieniu swojego klienta takie czynności jak:

• rejestracja do celów podatku VAT w administracji lokalnej,
• płatność podatku VAT,
• kontrola dokumentów i przeprowadzanych operacji,
• zarządzanie wnioskami o zwrot podatku VAT,
• współpraca z lokalną administracją podatkową,
• pomoc w przypadku kontroli skarbowej.

Ustawa wskazuje także, że do obowiązków przedstawiciela podatkowego należy sporządzanie deklaracji podatkowych i zbieranie informacji podsumowujących. Obejmują one także prowadzenie i przechowywania dokumentacji, w tym ewidencji na potrzeby podatku.

Odpowiedzialność przedstawiciela podatkowego VAT

Należy podkreślić, że przedstawiciel podatkowy ponosi swoistą odpowiedzialność podatkową, a jej zakres jest szczegółowo uregulowany przepisami.

Zgodnie z ustawą o Podatku od Towarów i Usług (VAT) przedstawiciel odpowiada solidarnie z podatnikiem za zobowiązanie podatkowe, które rozlicza w imieniu i na rzecz tego podatnika.

Do odpowiedzialności solidarnej stosuje się w tej sytuacji przepisy Kodeksu cywilnego. Z tego wynika, że urząd skarbowy może żądać spełnienia całości lub części zobowiązania podatkowego zarówno od podatnika i przedstawiciela podatkowego łącznie, jak i od każdego z nich z osobna. Uiszczenie zobowiązania podatkowego przez jednego z nich zwalnia go z odpowiedzialności.

Gdy zobowiązanie podatkowe uiści przedstawiciel podatkowy, ma on na zgodnie z przepisami prawa cywilnego możliwość wystąpienia do podatnika z roszczeniem regresowym o zwrot zapłaconej kwoty. Odpowiedzialność solidarna rozpoczyna się z dniem ustanowienia przedstawiciela podatkowego i obejmuje zobowiązania podatkowe powstałe od tego dnia. Dotyczy ona również tych, które powstały w czasie trwania umowy nawet po jej rozwiązaniu. Przedstawiciel podatkowy VAT będzie zatem ponosił odpowiedzialność za zobowiązania podatnika powstałe w czasie, gdy pełnił funkcję jego przedstawiciela.

Jak widać, na takiej osobie ciąży spora odpowiedzialność, dlatego przedstawicielem w żadnym wypadku nie może zostać ktoś przypadkowy. Do pełnienia takiej funkcji niezbędna jest wiedza z dziedziny księgowości i podatków. Wskazane jest także pewne doświadczenie. Jeśli szukasz osoby, która podejmie się takiego zadania, skontaktuj się z nami.

Jak ustanowić przedstawiciela podatkowego w Szwecji i innych krajach?

Jeśli planujesz ustanowienie przedstawiciela podatkowego w Szwecji lub innym kraju wspólnotowym, musisz zadbać o wymagane formalności. Niezbędne jest sporządzenie umowy pisemnej.

Treść i formę umowy o ustanowieniu przedstawiciela podatkowego VAT określa art. 18b ust. 4 ww. ustawy o Podatku od Towarów i Usług.

 

Taki dokument musi zawierać:

• nazwy stron umowy oraz ich dane identyfikacyjne na potrzeby odpowiednio podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze;
• adres, pod którym będzie prowadzona i przechowywana dokumentacja na potrzeby podatku;
• oświadczenie podmiotu, który jest ustanawiany przedstawicielem podatkowym, o spełnieniu warunków, o których mowa w ustawie;
• zakres upoważnienia w przypadku określonym w art. 18c ust. 1 pkt 2;
• zgodę przedstawiciela podatkowego na wykonywanie obowiązków i czynności podatnika, dla którego został ustanowiony, w imieniu własnym i na rzecz tego podatnika.

Aby ustanowić przedstawiciela podatkowego, należy zadbać, aby wszystkie niezbędne elementy znalazły się w umowie. Bez tego taki dokument nie będzie ważny w świetle przepisów prawa.

Wniosek o ustanowienie przedstawiciela podatkowego

Wniosek o powołanie przedstawiciela podatkowego także musi mieć formę pisemną. Przedstawiciel prawny spółki powinien przekazać go administracji podatkowej.

Dokument musi zawierać następujące informacje:

• nazwę i adres reprezentowanej firmy,
• nazwę i adres przedstawiciela podatkowego,
• wyznaczenie przedstawiciela przez spółkę niebędącą rezydentem UE,
• akceptację wyznaczenia przez przedstawiciela,
• zobowiązanie przedstawiciela do wypełniania spoczywających na nim obowiązków,
• datę wejścia w życie pełnomocnictwa.

Po jego złożeniu podatnicy czekają na pisemną odpowiedź informującą o przyjęciu lub odrzuceniu ich wniosku.

Przedstawiciel podatkowy w Szwecji – czy jest potrzebny?

Uzyskanie numeru VAT w Szwecji jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawnych w przypadku wszystkich podmiotów, które dokonują czynności opodatkowanych VAT w tym kraju. Dotyczy to firm, które zajmują się:

• importem towarów pochodzących z kraju spoza UE do Szwecji,
• eksportem ze Szwecji do kraju spoza UE,
• zakupem towarów dostarczanych do Szwecji, pochodzących z państwa członkowskiego UE,
• sprzedażą towarów typu B2B ze Szwecji do państwa członkowskiego UE,
• sprzedażą typu B2C towarów i usług dla klientów prywatnych ze Szwecji, w tym za pośrednictwem Marketplace.

Przedsiębiorstwa z siedzibą w Unii Europejskiej są zwolnione z obowiązku wyznaczania przedstawiciela podatkowego w Szwecji.

Warto wiedzieć, że przedsiębiorstwa z siedzibą w Unii Europejskiej mające obowiązek zarejestrowania się dla potrzeb VAT w tym kraju, mają możliwość wyznaczenia pełnomocnika podatkowego w Szwecji. Będzie on zobowiązany do dopełnienia w ich imieniu wszystkich obowiązków w zakresie VAT, czyli między innymi: uzyskania numeru VAT, składania deklaracji VAT, wnioskowania o zwrot podatku itp.

Czy warto skorzystać z pomocy przedstawiciela podatkowego VAT w Szwecji?

Błędy i niedopatrzenia podczas wypełniania obowiązków fiskalnych mogą być kosztowne w skutkach. Często powodują nałożenie kar, takich jak:

• sankcje,
• dodatkowe kontrole podatkowe,
• zakwestionowanie zwolnień z opodatkowania,
• dodatkowe zobowiązanie podatkowe,
• utrata prawa do zwrotu VAT,
• odsetki za zwłokę.

Unijny VAT jest skomplikowanym zagadnieniem i dla wielu przedsiębiorców zapisy ustaw bywają niejasne. Dlatego nie warto ryzykować. Skorzystanie z usług pełnomocnika podatkowego, który zajmuje się tym profesjonalnie, jest bardzo przydatne. Gwarantuje poprawność dokonywanych czynności podlegających opodatkowaniu VAT w Szwecji i daje pewność, że nie narazisz się na kary finansowe, sankcje czy inne utrudnienia.

Dlatego właśnie warto powierzyć swoje sprawy finansowe w ręce profesjonalistów. Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami.