Digitaliseringen ett verktyg för KAM

Den som kommer till KAM:s kontor möts av inramade foton på kändisar – kunder som byrån haft. Bo Kaspers, Charlotte Perelli. Bruce Springsteen ... nej, det var bara en vän till Martin Krus som träffat honom en kväll. Bruce var aldrig kund.

Vad är hemligheten?

KAM Redovisning AB blev Gasellföretag 2015, 2019 och 2020. Kreditvärdigheten är trippel A och UC ger Guldintyg. Vad är hemligheten? Martin Krus är en person som gärna lär av sina kunder och delar vidare till andra. Han upptäckte tidigt att företagare behöver rådgivning. Det blev hans signum.

– Våra kunder ska inte behöva kunna så mycket om ekonomi och redovisning, utan vi ska tänka åt dem. Det gäller att tänka långsiktigt och att älska det man gör. Man ska med hjärtat vilja hjälpa företag. Det är någons liv och försörjning det hänger på, att vi gör ett bra jobb. Man måste helt enkelt engagera sig.

Tufft i början

Född i England och uppvuxen i Polen kom han till Sverige i början av 2000-talet. 2004 startade han eget och de första åren var tuffa men gav en bra erfarenhet. Han lärde sig att hålla järnkoll på alla små kostnader och att bygga bra rutiner.

– Vi har rutiner för allt. Framförallt hur man hanterar nya och befintliga kunder eller en kund som inte är ens egen.

 Se webbinarium: Bli en digital vinnare med Elisabeth Svensson

Tar ansvar för kommunikationen

KAM tar fullt ansvar för kommunikationen med respektive kund. Alla ska känna sig omhändertagna.
– Vi ringer även om det inte behövs. De samtalen ger alltid resultat. Vi ringer allt från varannan dag till var tredje månad. Vi vill inte störa men vi ringer så ofta som det behövs.

– Vi är också proaktiva. Ställer vi en fråga så kommer vi ihåg det och följer upp den. Vi låter det inte vara upp till kunden, de ska inte behöva tänka.

Andra nycklar till ett bra samarbete med kunden är kommunikation och förståelse.

– Vi pratar mycket om kundens verksamhet och vi vill förstå hur kunden arbetar. Sedan skapar vi mål för var kunden vill vara om 5 eller 10 år. Mycket handlar om den personliga kontakten, bra relationer och att vara proaktiv, säger Martin.

Skräddarsydda upplägg för varje kund

KAM skräddarsyr upplägget för varje kund, också när det kommer till programmen, och här rekommenderar KAM sina kunder att jobba i ekonomiprogrammet Visma eEkonomi. KAM sköter det mesta av bokföringen, medan kunderna gör en del arbetsuppgifter själva, som att fakturera och scanna kvitton. För Martin och hans kollegor är det viktigt att sätta upp ett upplägg som passar kunden, oavsett om de är vana att jobba digitalt eller inte.

– Det är många små processer, särskilt om kunden från början inte är så van att jobba digitalt. Vi ser till att kunden har behörighet i programmen och att olika personer har olika tillgång till information. När informationen finns lätt tillgänglig så behöver kunden inte mejla eller ringa och alla sparar tid.

– Hos våra större kunder fungerar vi däremot oftast som kundens ekonomiavdelning och har inte sällan daglig kontakt med kunden. Deltar i flera olika processer och beslut. Det stärker samarbetet med kunden.

Visma Advisor ger underlag till förbättringar

KAM använder Vismas webbaserade program för alla sina kunduppdrag. Som navet i verksamheten finns Visma Advisor som hjälper till att strukturera alla kunduppdrag, men också för att ge underlag till förbättringar.
– Rapporterna från Visma Advisor visar till exempel lönsamhet per kunduppdrag, debiteringsgrad och täckningsgrad. Det ger oss i ledningen underlag för att skapa bra rutiner som höjer effektiviteten. Vi skapar rutiner för varje kund, för små detaljer kan göra stor skillnad, berättar Martin.

Byråns egna interna processer också automatiserade

KAM Redovisning lever som de lär. De använder fastpris som prismodell för att göra det enkelt för kunden att förstå vad det kommer att kosta, men också för att de själva ska veta vilken intäkt de får för ett uppdrag. På kontoret har KAM automatiserat flera av sina egna processer som är fördelade på olika personer så att alla känner sig ansvariga för hela firman.

– Vi fördelar arbetet på den person som är bäst på momentet så att till exempel lönehanteringen fördelas från redovisningshanteringen, men också låter ledarna fatta flertal beslut gällande kunderna och företaget. Vi jobbar i mindre grupper med en ledare, en konsult och en assistent. Det gör att vi kan ha en hög effektivitet och flexibilitet på samma gång, berättar Martin.

Det är just kombinationen som gör en lyckad byrå. Digitala och automatiserade processer, tillsammans med bra och driven personal.

Sätter mål och följer upp

– Vi sätter mål för företaget, för våra medarbetare och för våra kunder och ser till att vi följer upp. Det är mycket lättare att jobba om man vet vart ska man gå. Internt jämför vi mycket kunder, medarbetare och arbetade timmar. Vi jobbar mycket med förbättringar men är inte fast i rutiner. Vi har många tankar på hur vi kan förbättra våra processer även kring mindre saker, avslutar Martin Krus.

Slutligen, vilken är nyckeln till en framgångsrik redovisningsbyrå?

Nyckeln är bra och drivande personal som vågar fatta beslut som identifierar sig med företaget och som mår bra. Detta åstadkommer man med rätt engagemang, rutiner och utbildningar.